Você já parou para analisar as despesas, os recebimentos e os documentos comprobatórios do seu cliente?
Pois bem, sabemos que em uma relação contratual entre uma empresa prestadora de serviços e a contratante poderá ocorrer os chamados “reembolso de despesas”. Este é um tema pertinente e precisa ser analisado e bem registrado para não gerar problemas perante o fisco para as empresas no que tange aos reembolsos de despesas entre empresas.
Logo, somos indagado da seguinte forma: Reembolso de despesas deve ser considerado como receitas?
Para responder este questionamento, cabe ressaltar que a Receita Federal tem o entendimento de que os reembolsos de despesas pagas pelo prestador dos serviços são receitas e devem ser oferecidos à tributação juntamente com as demais auferidas no período. No entendimento do fisco federal, são despesas necessárias para a manutenção e realização das atividades operacionais da empresa para a geração de receitas e aumento do patrimônio.
Portanto, para não onerar indevidamente as empresas é necessário analisar os documentos da relação entre prestador e tomador dos serviços, dentre estes, para que haja segurança de ambos perante o fisco é importante existir um contrato deixando claro as responsabilidades de cada envolvido nesta operação.
Durante a execução do contrato serão contraídos despesas que são necessárias para realização dos serviços, essas podendo estar em nome do prestador ou do tomador, logo, trata-se de um item que precisa estar mencionado no contrato e analisado no momento da escrituração e contabilização.
Desta forma, é necessário analisar as informações fiscais e financeiras de despesas pagas para saber em nome de quem está emitido o documento que originou a despesa, ou melhor, se está em nome do prestador dos serviços (contratado) ou da empresa tomadora dos serviços (contratante). Caso as despesas estejam em nome da contratante dos serviços, será legítimo desconsiderar e não somar o montante recebido com a receita global da empresa e tributar. No entanto, deve guardar todos os documentos comprobatórios evidenciando cada despesa paga, tendo em vista que em um processo de fiscalização será possível a comprovação que tais entradas não trata-se de alteração patrimonial da empresa e sim mero reembolso por despesas pagas de titularidade da contratante dos serviços.
Caso a empresa tenha posse de documentos de pagamentos de despesas que não esteja claramente a identificação, ou seja, se é de uma ou de outra e pretenda considerar como despesas de terceiros precisará guardar todos os documentos comprobatórios e possuir um suporte jurídico caso precise comprovar a autenticidade dos procedimentos em um processo de fiscalização.
Considerações
Resumidamente, cabe ressaltar que se a prestadora de serviços não conseguir provar que as despesas pagas são de titularidade da empresa contratante os reembolsos deverão ser oferecidos para tributação e irão compor as bases de cálculos do IRPJ, CSLL, Pis e Cofins. No entanto, conseguindo evidenciar que é de titularidades da contratante estes recebimentos não sofrerão incidência dos citados tributos e será legítimo a desconsideração das bases de cálculo.
Ajude a organizar o financeiro do seu cliente, as contas a pagar e a receber, bem como a escrituração dos documentos fiscais e apuração dos tributos.
Edmilson E. de Almeida
Contador Especialista em Tributação
