A Nota Fiscal Eletrônica – NF-e é um documento cuja emissão ocorre por meio de software próprio ou aquele disponibilizado gratuitamente pelo SEBRAE – SP, sendo obrigatória para contribuintes do ICMS e IPI, dando legitimidade e validade jurídica para as operações e prestações realizadas. Todas as operações de circulação e prestação deverá estar acobertada pelo acompanhamento deste documento fiscal.
Conforme o Artigo 2º e § 1º da Portaria 163/2007 Sefaz – MT descreve o seguinte:
“Considera-se Nota Fiscal Eletrônica – NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela Secretaria de Estado de Fazenda, antes da ocorrência do fato gerador.”
Seguindo o citado neste preceito legal a emissão da NF-e deve anteceder a ocorrência do fato gerador, sendo assim, no caso de venda e/ou revenda de mercadorias a emissão do documento fiscal acontece antes da circulação das mercadorias (quando efetiva o fato gerador para fins de incidência do imposto).
Porém, nem sempre concretiza o fato gerador após a emissão de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. Muitas vezes, por situação que os contribuintes estão sujeitos (erros de emissão, cancelamento de vendas…) acaba não sendo efetivada a operação e prestação, ou seja, finda a operação e consequentemente a necessidade de cancelamento do documento fiscal. Tal cancelamento só poderá ocorrer após a autorização de uso da NF-e e antes da circulação e prestação, cujas mercadorias ainda não saíram do estabelecimento e que não ocorreu a vinculação em um Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e na emissão deste e por meio do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos – MDF-e.
Prazo Para Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
Diante do que determina a legislação de cada estado no que tange ao tempo para cancelamento, Mato Grosso é um dos que estabelece um prazo menor para que os contribuintes emissores de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e realize o pedido de cancelamento via sistema que emitiu o documento fiscal, sendo este de apenas 2 (duas) horas após a autorização de uso (Artigo 17 da Portaria 163/2007 Sefaz – MT). Neste processo para anulação da operação será enviado para a base de dados da Sefaz – MT o arquivo XML da NF-e assinado eletronicamente para ser cancelada. Desta forma, os contribuintes deverão serem ágeis na constatação de erros que não são sanáveis por meio de Carta de Correção e proceder o efetivo cancelamento do documento fiscal.
Os contribuintes que perderem este prazo para solicitação deste cancelamento poderá recorrer por outro viés, sendo este o cancelamento extemporâneo.
Cancelamento Extemporâneo de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
Só será permitido a solicitação de cancelamento por este meio após decorrido o prazo citado anteriormente (2 horas), desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria e/ou prestação do serviço e que não possua um Conhecimento e Transporte Eletrônico – CT-e vinculado para a referida NF-e. Sendo este um processo moroso para o contribuinte, mas o fisco possibilita a anulação da operação sem que haja a necessidade da emissão de outro documento fiscal para anular a operação anterior.
O emitente da NF-e terá até o dia 14 do mês subsequente ao da autorização de uso do referido documento fiscal pela unidade fazendária para realizar o efetivo cancelamento. Dentro deste lapso temporal há alguns procedimentos a serem seguidos pelos contribuintes do Estado de Mato Grosso. Perdendo este prazo não será mais possível solicitar o cancelamento, devendo realizar outros procedimentos para encerrar a operação anterior.
Para solicitar o cancelamento extemporâneo o destinatário da NF-e deverá realizar o manifesto (via software ou Portal Nacional da NF-e) utilizando as seguintes opções:
“Operação não Realizada” ou “Desconhecimento da Operação”, quando este for contribuinte e obrigado a emissão de NF-e. Após este procedimento o emitente do documento fiscal deverá acessar os serviços do portal da Sefaz – MT e realizar o pedido de cancelamento que será gerado um Documento de Arrecadação – DAR no valor de 0,2 UPF/MT vigente no mês de geração desta Taxa de Serviço Estadual –TSE. Deverá ser efetuado o pagamento e para que ocorra o deferimento o contribuinte transmitirá para a base de dados da Sefaz – MT o arquivo XML da NF-e a ser cancelada. Em caso de indeferimento decorrente de alguma irregularidade o contribuinte não será ressarcido dos valores pagos.
Na situação do destinatário não ser contribuinte e consequentemente desobrigado a emissão da NF-e não será necessário a realização do manifesto de desconhecimento, nesta situação o emitente da referida NF-e acessará o portal de serviços da Sefaz – MT e solicitará o cancelamento extemporâneo. A partir deste processo será realizado os mesmos procedimentos utilizados para documentos fiscais emitidos à destinatários contribuintes.
Considerando que uma determinada empresa do comercio varejista emitiu Notas Fiscais Eletrônicas – NF-e no mês 02/2021, por motivos de cancelamento de vendas ou erros detectados antes da circulação da mercadoria e após decorridos as 02 (duas) horas, deverá realizar os seguintes procedimentos para cancelar o documento fiscal:
1 – Pedido de cancelamento dentro do próprio mês (após 2 (duas) horas):
- Até último dia do mês para efetuar o pedido de cancelamento em cada opção e o pagamento da Taxa de Serviço Estadual – TSE;
- Até dia 14 do mês seguinte para envio do XML à base de dados da Sefaz – MT assinado eletronicamente para efetivar o cancelamento;
2 – Pedido de cancelamento no mês seguinte:
- O contribuinte terá até dia 10 do mês seguinte ao da emissão da NF-e para efetuar o pedido de cancelamento;
- Terá até o dia 13 do mês seguinte para efetuar o pagamento da Taxa de Serviço Estadual – TSE;
- Até dia 14 do mês seguinte para envio do XML à base de dados da Sefaz – MT assinado eletronicamente para efetivar o cancelamento;
Lembre-se que caso o contribuinte por algum motivo perdeu o prazo para envio do XML para cancelamento, o mesmo não terá direito ao ressarcimento dos valores pagos. Desta forma, torna-se essencial a agilidade em constatar erros ou irregularidades na emissão destes documentos fiscais (NF-e) que não poderão ser corrigidos por Carta de Correção e solicitar o cancelamento no prazo de 2 (duas) horas. Perdendo este prazo o contribuinte poderá solicitar o cancelamento extemporâneo e seguir as etapas e prazos corretamente para que ocorra o efetivo cancelamento e consequentemente a anulação da operação e prestação.
Edmilson E. de Almeida
Contador Especialista em Tributação
